Coordinator, Academy Operations - The JUNO Awards

Coordinator, Academy Operations

REPORTS TO: Director, Academy Operations
LOCATION: Toronto, ON (Hybrid) 
POSITION DETAILS: Full-time, permanent
START DATE: January 5, 2026 or earlier
COMPENSATION: $50,000 annually, paid biweekly

ORGANIZATION SUMMARY

CARAS was created to preserve and enhance the Canadian music industry and to contribute towards higher artistic and industry standards. CARAS’ mandate is comprised of four key pillars: Educate through our music education charity MusiCounts’ programs and initiatives, Develop emerging artists through mentorship and development programs, Celebrate Canadian artists through The JUNO Awards and other year-round initiatives, and Honour music industry icons through the Canadian Music Hall of Fame.

At CARAS, we believe in compassion, teamwork, agility, and fun — values that shape how we create, connect, and celebrate Canadian artistry from birth to myth. If you bring kindness, ambition, and a spirit of collaboration to your work, you’ll feel right at home here.

OVERALL POSITION 

The Coordinator, Academy Operations will support the Academy Operations team in all areas, including Nominating & Voting, Ticketing, Industry Relations, Sales Tracking/Reporting, Customer Service, and Administration. The Coordinator will oversee the eligibility of submissions and the adjudication process for all 47 JUNO Award categories, assist in organizing and executing JUNO Week ticketing, and facilitate the CARAS Academy Delegate program. The Coordinator will work behind the scenes on some of the most essential elements that lead to a successful JUNO Awards, including the journey from an artist submitting their work to then becoming a JUNO Award winner, contribution to category rules and eligibility updates, facilitating main broadcast venue industry seating, and helping to create a positive nominee experience. This is an exciting opportunity for a highly detailed, enthusiastic, and dedicated individual who has a desire to learn and a keen interest in the Canadian music industry and live event ticketing. 

BREAKDOWN OF RESPONSIBILITIES

  • Nominating & Voting
  • CARAS Academy Delegates
  • JUNO Week Ticketing
  • Customer Service, Administration & Data Reporting

RESPONSIBILITIES

Nominating & Voting 

  • Works closely with internal and external stakeholders to review JUNO Award categories and genres annually, ensuring alignment with and reflection of the diverse and evolving Canadian music landscape.
  • Work collectively to verify JUNO Submissions – ensuring they meet the eligibility criteria, following up with submitters who are missing information or are ineligible
  • coordinating and supporting all Music Advisory Committee and voting processes, facilitating meetings, and handling follow-up communications.
  • Prepare for the opening of voting, including site testing to ensure all components of the profiles are functioning correctly and that the information is accurate.
  • Support in the production of assets and reports for the JUNO Nominee Announcement

CARAS Academy Delegates

  • Provide administrative support for the Academy Delegate program, including answering emails and phone calls, processing applications, and delivering excellent customer service.
  • Assist with delegate communications through Inside The Academy, ensuring timely and transparent information sharing.
  • Support the planning and execution of industry networking events, panels, and other delegate-focused initiatives.
  • Maintain accurate records and track delegate participation to ensure the smooth operation of the program.
  • Serve as a point of contact for delegates, addressing inquiries and facilitating engagement with the Academy community.

JUNO Week Ticketing 

  • Assist with the administration of ticketing for JUNO Week events, supporting box office operations, event scaling, and ticket distribution under the direction of the JUNO Week Ticketing Lead.
  • Coordinate industry ticket requests and nominee ticket fulfillment following the JUNO Nominee Announcement.
  • Collaborate with JUNO nominees, record labels, and management teams to administer all ticketing needs.
  • Support the application and processing of award travel grants for JUNO nominees through the Radio Starmaker Travel Grant program.
  • Assist with seating arrangements for over 3,500 industry professionals across multiple JUNO Week events.
  • Provide administrative support, customer service, and handle all ticket donation requests.

Customer Service, Administration & Data Reporting

  • Provide direct customer service, responding to phone and email inquiries, and supporting in-person meetings with industry partners and stakeholders.
  • Assist with administrative tasks across the organization to ensure smooth operations and efficient processes.
  • Collect, analyze, and report on internal and industry data to support strategic decision-making and process improvements.
  • Maintain accurate records and documentation to facilitate reporting, planning, and organizational workflow.
  • Support cross-departmental initiatives by providing administrative and operational assistance as needed.

REQUIREMENTS

  • Bilingual (English and French) with strong written and verbal communication skills
  • Recent graduate of a music business program or 1–2 years of relevant industry experience
  • Knowledge of and experience within the Canadian music industry is a strong asset.
  • Genuine passion for Canadian music, artists, and cultural development
  • Advanced proficiency in Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets), Microsoft Office (Word, Excel), and Adobe Creative Cloud applications.
  • Strong organizational skills with exceptional attention to detail and the ability to manage multiple priorities under tight deadlines
  • Clear, confident communicator with excellent interpersonal and teamwork abilities
  • Proactive, eager to learn, and comfortable contributing in a collaborative environment
  • High-energy, outgoing, enthusiastic, and self-motivated
  • Strong problem-solving skills with the ability to develop creative solutions
  • Demonstrated professionalism, discretion, and sound judgment
  • Commitment to excellent customer service, with the judgment to escalate issues when needed

BENEFITS OF WORKING AT CARAS

  • Flexible working location/hybrid model (2-4 days a week in office) 
  • Extended group benefits
  • Reduced summer hours
  • Paid December holiday break (in addition to vacation)

PLEASE EMAIL A PDF COPY OF YOUR RESUME AND COVER LETTER TO:

  • Neil Maclellan – [email protected]
  • EMAIL SUBJECT LINE: CARAS – Coordinator, Academy Operations

Deadline for resume submission – November 28, 2025

We would like to thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

CARAS values the diversity of all individuals, including those with disabilities, and strives to maintain an inclusive and equitable workplace where employees feel valued, respected, and supported. We encourage individuals who identify as Indigenous, Black, a person of colour, as having a disability and/or as a member of the 2SLGBTQI+ communities to apply. If you require an accommodation at any time during the recruitment process, we would be happy to work with you to meet your needs. 

Coordonnateur.trice des Opérations de l’Académie

SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE: Directeur.trice des Opérations de l’Académie
LIEU: Toronto, ON (travail hybride)
TYPE D’EMPLOI: Temps plein, permanent
ENTRÉE EN FONCTION: 5 janvier 2026 ou plus tôt
RÉMUNÉRATION: 50 000 $ par année, payés toutes les deux semaines

APERÇU DE L’ORGANISATION

La CARAS a été créée pour assurer la pérennité et l’essor de l’industrie musicale canadienne et pour contribuer à l’élévation des normes artistiques et sectorielles. La mission de la CARAS repose sur quatre piliers : Éduquer par l’entremise des programmes et initiatives de MusiCounts, notre organisme de bienfaisance voué à l’enseignement de la musique au Canada; Former des artistes émergents au moyen de programmes de mentorat et de perfectionnement; Célébrer les artistes canadiens par le biais des Prix JUNO et de promotions échelonnées tout au long de l’année; et Honorer les icônes de la musique en les intronisant au Panthéon de la musique canadienne.

La CARAS met l’accent sur la bienveillance, l’esprit d’équipe, l’agilité et le plaisir au travail — des valeurs qui guident nos efforts créatifs et relationnels, de même que sur la célébration du talent canadien, de la naissance à la reconnaissance. Si vous faites preuve de bienveillance, d’ambition et d’esprit d’équipe au travail, vous vous sentirez comme chez vous.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

À la coordination des Opérations de l’Académie, vous serez appelé.e à soutenir l’équipe des Opérations dans toutes activités, notamment les mises en nomination et le vote, la billetterie, les relations avec l’industrie, le suivi et la production de rapports de ventes, le service à la clientèle et l’administration. Le (ou la) coordonnateur.trice veillera à l’admissibilité des candidatures et à la bonne marche du processus de sélection dans les 47 catégories des Prix JUNO, appuiera l’organisation et l’exécution de la billetterie de la Semaine des JUNOS et collaborera au Programme des délégués de l’Académie de la CARAS.  Le (ou la) coordonnateur.trice travaillera en coulisse à la mise en place des éléments essentiels au succès des Prix JUNO, y compris en accompagnant les artistes de la présentation de leur dossier de candidature à l’obtention d’un prix JUNO et en collaborant à l’établissement des règles et des critères d’admissibilité propres à chaque catégorie, à l’attribution des places aux professionnels de l’industrie à la Soirée des Prix JUNO et à la qualité de l’expérience des finalistes. C’est une excellente opportunité pour une personne très attentive aux détails, enthousiaste, dévouée et désireuse d’apprendre qui porte un intérêt marqué pour l’industrie musicale canadienne et la billetterie des événements en direct.

RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS

  •     Mises en nomination et scrutin
  •     Délégués de l’Académie de la CARAS
  •     Billetterie de la Semaine des JUNOS
  • Service à la clientèle, administration et communication de données

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Mises en nomination et scrutin

  • Collaborer étroitement avec des intervenants internes et externes à l’examen annuel des genres musicaux et des catégories des Prix JUNO afin d’assurer qu’ils correspondent et reflètent la diversité du paysage changeant de la musique canadienne. 
  • Contribuer à l’examen des dossiers de candidature aux Prix JUNO pour assurer qu’ils satisfont aux critères d’admissibilité et effectuer le suivi auprès des déposants dont les dossiers sont incomplets ou ceux qui ne sont pas admissibles. 
  • Coordonner et soutenir tous les comités consultatifs de la musique et les processus de vote, faciliter des réunions et gérer les communications de suivi.
  • Préparer l’ouverture des scrutins, notamment en testant les sites afin de s’assurer que toutes les composantes des profils fonctionnent correctement et que l’information est exacte.
  • Soutenir la production de documents et de rapports en vue de l’annonce des finalistes.

Délégués de l’Académie de la CARAS

  • Fournir du soutien administratif au Programme des délégués de l’Académie, y compris en répondant aux courriels et aux appels téléphoniques, en traitant les dossiers de candidature et en offrant un excellent service à la clientèle.
  • Participer aux communications avec les délégués par l’entremise de l’infolettre Au cœur de l’Académie afin de transmettre l’information de façon transparente et en temps opportun.
  • Soutenir la planification et l’exécution d’événements de réseautage sectoriel, de panels et d’autres initiatives visant les délégués.
  • Tenir des registres exacts et suivre la participation des délégués afin d’assurer le bon fonctionnement du programme.
  • Être la personne-ressource des délégués, répondre à leurs questions et favoriser l’engagement auprès de la communauté des délégués.

Billetterie pour la Semaine des JUNOS

  • Participer à l’administration et soutenir les opérations de la billetterie de la Semaine des JUNOS, ajuster la capacité des sites des événements et effectuer la distribution des billets sous la direction du responsable de la billetterie de la Semaine des JUNOS.
  • Coordonner les demandes de billets des membres de l’industrie et les billets de faveur des finalistes après l’annonce des finalistes des Prix JUNO.
  • Collaborer à la gestion des demandes de billets des finalistes des Prix JUNO, des maisons de disques et des équipes de gestion des artistes.
  • Collaborer au traitement des demandes déposées au Programme de subventions de voyage du Radio Starmaker et leur attribution.
  • Participer à l’attribution des places en salle à plus de 3 500 professionnels de l’industrie lors des événements de la Semaine des JUNOS.
  • Fournir du soutien administratif, du service à la clientèle et traiter toutes les demandes de dons de billets.

Service à la clientèle, administration et communication de données

  • Fournir du service à la clientèle direct, répondre aux questions posées par téléphone et par courriel, et coordonner les réunions en personne avec les partenaires et intervenants de l’industrie.
  • Apporter un soutien administratif à tous les niveaux de l’organisation afin d’assurer le bon déroulement des opérations et l’efficacité des processus.
  • Recueillir, analyser et produire des rapports sur les données internes et sectorielles afin de soutenir le processus décisionnel et l’amélioration des processus.
  • Tenir des registres exacts et assembler la documentation nécessaire à l’établissement de rapports, la planification et la gestion des flux de travail au sein de l’organisation.
  • Soutenir les initiatives interservices en fournissant l’assistance administrative et opérationnelle requise. 

EXIGENCES

  •     Bilinguisme (anglais et français) avec d’excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale.
  •     Récent diplôme d’un programme de gestion des affaires dans l’industrie de la musique avec une ou deux années d’expérience dans le secteur.
  •     Des connaissances et une expérience pertinente au sein de l’industrie musicale canadienne constituent un atout important.
  •     Une authentique passion pour la musique, les artistes canadiens et le développement culturel.
  •     Niveau avancé de maîtrise de Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets), Microsoft Office (Word, Excel) et des applications d’Adobe Creative Cloud.
  •     Excellentes aptitudes organisationnelles, attention méticuleuse aux détails et habileté à gérer simultanément plusieurs projets et des échéanciers serrés.
  •     Communications claires et empreintes de confiance, de même que d’excellentes aptitudes interpersonnelles et pour le travail d’équipe.
  •     Proactivité, soif d’apprendre et aptitude à évoluer dans un environnement collaboratif.
  •     Personnalité énergique, enthousiaste et motivée.
  •     Grandes aptitudes pour la résolution de problèmes et le développement de solutions créatives.
  •     Professionnalisme, discrétion et jugement éprouvés.
  •     Excellence dans le service à la clientèle, assortie du jugement nécessaire pour déterminer quand il y a lieu de soumettre une question à une instance supérieure.

AVANTAGES D’UN EMPLOI À LA CARAS

  • Environnement de travail flexible/modèle hybride (2 à 4 jours par semaine au bureau).
  • Programme collectif d’avantages sociaux.
  • Horaire réduit en été.
  • Vacances payées durant la période des fêtes (en sus des vacances annuelles).

VEUILLEZ ENVOYER UNE VERSION PDF DE VOTRE CV ET UNE LETTRE DE CANDIDATURE PAR COURRIEL À :

  •     Neil Maclellan – [email protected]
  •     OBJET DU COURRIEL : CARAS – Coordonnateur.trice des Opérations de l’Académie

Date limite de dépôt des candidatures – 28 novembre 2025

Nous remercions à l’avance tou.te.s les candidat.e.s. Veuillez toutefois noter que nous ne communiquerons qu’avec les candidat.e.s retenu.e.s pour une entrevue.

La CARAS accueille la diversité sous toutes ses formes, y compris les personnes handicapées, et s’attache à maintenir un milieu de travail inclusif et équitable où les employés se sentent valorisés, respectés et soutenus. Nous encourageons la candidature des personnes qui s’identifient comme Autochtones, Noires, de couleur, handicapées et (ou) membres des communautés 2ELGBTQI+. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quel moment durant le processus de candidature, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous à leur mise en place.